El PROCESO ADMINISTRATIVO

 Realizado por: Gustavo Ramos

El proceso administrativo

Definición 

Es conjunto de funciones administrativas dentro de una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz.

El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización, ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.

Origen del proceso administrativo

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro. Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal, requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Zapata y otros, p.64)

Importancia del proceso administrativo

En el mundo de los negocios la base del Funcionamiento de una Compañía está centrada en la labor de quienes son contratados como Personal Administrativo, realizando diversas tareas y siendo conocidos también como Oficinistas, contando con distintas funciones dentro de lo que es el área de Atención al Cliente de una firma, realizando variadas tareas en la misma.

Las tareas de la Administración son la base del funcionamiento de toda compañía, contando con una gran cantidad de tareas que van desde la elaboración y control del Banco de Datos, como también las distintas tareas de Control de Operaciones, siendo en muchas ocasiones el motor de nuevas campañas y tareas que permiten un crecimiento o la elaboración de un plan para brindar Nuevos Ingresos.

Etapas del proceso administrativo

"Las etapas del proceso administrativo son la planificación, la organización, la dirección y el control."

En esta entrada desarrollaremos y explicaremos las etapas del proceso administrativo. Tal como se indica en el concepto de proceso administrativo, debemos distinguir entre las fases y las etapas. La fase mecánica (planificación y organización) y la fase dinámica (dirección y control).

Para hacer más fácil aún su comprensión, hemos preparado este esquema del proceso administrativo:

1. Planificación

La planificación está compuesto por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a hacer algo. Es decir, responder a preguntas del tipo:

¿Qué queremos conseguir?
¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?
¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la meta?
¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?
¿Qué recursos necesitamos?
¿Dónde podemos conseguir los recursos?
¿Cuál es el coste de dichos recursos?
¿Qué tipo de contratiempos podemos tener y cómo vamos a solucionarlos si surgen?
¿Qué hacemos ante un contratiempo que no habíamos previsto?

En definitiva, se trata de todo aquello que debemos decidir antes de ponernos en marcha. Sin la planificación, iremos corriendo sin rumbo fijo. Y cómo sabemos, de nada importa correr muy rápido si no tenemos un plan.

2. Organización

Una vez hemos realizado una planificación, toca organizarse. Esto es, dicho de manera muy simple, repartir las tareas. De algún modo darle sentido a todas las preguntas a las que hemos tratado de responder en la etapa de planificación. 

3. Dirección

La dirección, al contrario que muchas personas piensan, no tiene por qué estar a cargo de una sola persona. También podría estar a cargo de un grupo directivo. No obstante, la dirección se encarga de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está ejecutando.

Así, por ejemplo, los directores se encargan de influir en los integrantes del proyecto. Bien sea ayudándolos, dándole alternativas o evitando conflictos entre distintas partes de la organización.

4. Control

El control, concretamente, se define como el seguimiento de resultados y su medición a través de métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas, la organización tratará de realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si se sigue el plan previsto.

Por ejemplo, imaginemos que el objetivo de ventas anuales es de 10.000. En el plan, se establece que en el mes de enero deben realizarse, para conseguir el objetivo, 1.000 ventas. Comprobar si se están siguiendo esas metas intermedias, nos ayuda a controlar que la meta principal se está cumpliendo.

¿Para qué sirve el proceso administrativo? 

Para saber el grado de necesidad del proceso administrativo de la empresa solo hay que conocer qué es lo que aporta a la empresa. El cumplimiento de este proceso es una garantía de, como mínimo, un correcto funcionamiento.

Aunque algunas de las decisiones tomadas por la empresa, no sean las idóneas, el proceso administrativo asegura un análisis de la situación, una planificación y un control de todas las acciones realizadas. Todo esto nos permitirá trazar un plan de flujo continuo que volverá a empezar en el momento que se termine. Este proceso cíclico es lo que hace que la empresa siempre esté en la continua intención de mejorar y conseguir unos mayores resultados.

Además, el proceso administrativo nos permite adelantarnos a posibles situaciones a las que deba enfrentarse la empresa. Es un perfecto aliado de la gestión de riesgos empresariales, ya que permite a las organización reducir el impacto negativo que puedan tener.

Por último, el control y la evaluación del proceso administrativa ofrece la posibilidad de conocer la eficacia y eficiencia de los diferentes ámbitos, recursos y actividades de la empresa. Así, la empresa puede valorar qué es lo correcto y qué es lo que no está funcionando dentro de la empresa, para potenciarlo o cambiarlo según convenga en cada momento. Es por esto, que el proceso administrativo es la herramienta necesaria para gerentes o administradores que quieran llevar una correcta gestión empresarial.

Como puedes ver, el proceso administrativo de la organizaciones es fundamental para conseguir unos resultados positivos. Si quieres conocer más información sobre el proceso administrativo puedes consultar el especial sobre este tema en el que podrás conocer sus características, cuales son sus etapas y en qué consiste cada una de ellas.

                                               

Bibliografía 

• Proceso administrativo". Autor: María Estela Raffino. De: Argentina. Para: Concepto. de. Disponible en: https://concepto.de/proceso-administrativo/. Última edición: 23 de septiembre de 2020.
• Robín, Stephen P. y De Cenzo, David A. Fundamentos de administración: conceptos esenciales y aplicaciones, Pearson Educación, 2009.: https://books.google.com.co/books?id=yly3Ak0GLykC&printsec=frontcover&hl=es#v=onepage&q&f=false
• Título: Proceso Administrativo. Sitio: Importancia.org. Fecha: 18/03/2013. Autor: Editorial. URL: https://www.importancia.org/proceso-administrativo.php
• Economipedia - haciendo fácil la economia: https://economipedia.com/definiciones/etapas-del-proceso-administrativo.html
• Emprende pyme .Net : https://www.emprendepyme.net/proceso-administrativo